Glede na svojo etimologijo ta izraz izhaja iz množinskega deležnika latinskega glagola "Agere" (narediti) in se nanaša na "Acts" . Imenuje se Acta vsak dokument, ki je bil sestavljen med sejo ali skupščino in ki ga je napisal nekdo, ki je bil prisoten na tem sestanku, in kjer se odražajo vse konvencije in pogodbe med istimi sklepi.
Priprava zapisnika omogoča, da je sestanek veljaven, in če pride do primera, lahko služi kot dokaz, če obstaja kakšna težava.
V minuti je mogoče opisati vse, kar je bilo rečeno na sestanku, rezultate tekmovanj, volitev itd., Tudi ocene študentov, rezultate loterije, praznovanje poroke. Zapis mora poleg navajanja razloga za dopolnitev zapisa običajno vsebovati datum, kraj in čas, ko je bil narejen. Običajno se vodijo ali registrirajo v zapisniku, v katerem so vsi zapisniki, sestavljeni v določenem obdobju, in kronološko, pri čemer je treba upoštevati, da morajo biti vse njegove strani oštevilčene, da se ohrani naročilo.
Ko je sestanek končan in je zapisnik končan, vsi udeleženci dajo zeleno luč vsemu, kar je zapisnik zapisan, in ga nadaljujejo s podpisom, vsak udeleženec se mora podpisati, s čimer ostane potrdilo o svojem posredovanju in sprejetju vsega napisanega na njem.
