Zbirka podatkov je zbirka določene količine informacijskih grozdov, ki so med seboj povezani, da bi ugotovili stopnjo razširitve baze podatkov, se morate zavedati, kaj se v tej bazi upravlja. Podatki, ki jih vsebuje baza podatkov, zadostujejo za izvedbo statističnih študij, na splošno se to naredi za sintezo administrativnega dela, kadar je vnos informacij in podatkovnih datotek stalen. Organizacija lastnih podatkov sistema mora imeti vrstni red, ki olajša hitro lociranje določenih podatkov.
Baze podatkov ali informacijski sistemi so v zgodovini prikazani kot veliki prostori, namenjeni shranjevanju informacij v velikih količinah iste vrste ali predmeta. V starih časih v ustanovah, kjer so nastanjene stalne informacije, kot so organizacije za priseljevanje in tujce, univerze, javna ministrstva in službe za identifikacijo, hranijo mape z informacijami ljudi na velikih policah, postavljenih na tirnice, da strdijo hodnike in tako prihranijo vesolje, tudi ti mehanizmi so v nekaterih javnih ustanovah še vedno ohranjeni zaradi strahu pred prevarami ali težavami, ki so nastale zaradi tehnoloških baz podatkov na internetu.
Prednost teh računalniških baz podatkov je v tem, da sintetizirajo prostor, ki ga zaseda fizična baza podatkov, saj je ta omejen na prostor v lokalnem digitalnem podatkovnem omrežju ali spletni prostor, namenjen zaščiti teh datotek, bolj znan kot oblak. podatkov. Te zbirke podatkov imajo nešteto možnosti, če gre za spletno bazo (oblak), je dostopna iz katere koli naprave, ki ima internet, trenutno obstajajo aplikacije za mobilne naprave, kot je pametni telefonZa odpiranje teh oblakov lastniku poleg tega zagotovijo še določen varnostni sistem, s katerim bodo zaščiteni, od dostopnih kod do varnostnih vprašanj in nenehnega spremljanja v primeru neuspešnih poskusov dostopa. Zbirke podatkov so potrebne v vsaki organizaciji, ki nenehno zbira informacije iste narave, njihova skrb in red pa ohranjata upravno kakovost institucij.
