Preprosto gre za osnutek računa, ki se pošlje kupcu s posebnimi podrobnostmi, ki bodo kasneje vključene v prvotni račun, da se podrobnosti sporočijo in počaka na njihovo odobritev. Predračun ni pogost dokument, temveč izjava o zavezanosti prodajalca, da kupcu promovira določeno blago ali storitve.
V nasprotju z najbolj znanimi ti računi niso evidentirani kot terjatve prodajalca niti niso evidentirani kot obveznosti, to pomeni, da niso del računovodstva podjetja kot takega. V bistvu igra vlogo komercialne ponudbe ali, če je primerno, osnutka računa, saj je dogovor med kupcem in prodajalcem, ki je sklenjen med obema pred sklenitvijo končnega posla.
Ta račun se na komercialni ravni uporablja tudi kot kupon, ki določa postopek, ki še ni končan, saj stranka ni prejela blaga ali ga plačala. Za podrobnejšo razliko od navadnega računa predračun jasno navaja, kaj je v istem dokumentu, poleg tega, da ima še eno številčno serijo, ali pa preprosto ni oštevilčen in ga ni mogoče nadomestiti z navadnim. Na področju prava se ta račun uporablja kot zadnji stavek, da se omogoči razvoj pravnega postopka. V mednarodni trgovini je treba ta račun dostaviti carini, če dejanski v času pošiljanja ni na voljo.
V primeru jezikoslovja obstajata dve ustaljeni skupini, ki sta:
- Zaimenska proforma: je najbolj znana in služi za osnutek samostalniške besedne zveze ali določilne, če je primerna.
- Neimenska proforma: v našem jeziku tak koncept ne obstaja, vendar se uporablja v italijanščini, francoščini ali katalonščini. Naloga tega je nadomestiti besedno zvezo, odvisno od jezika, lahko ima razlike in posebnosti.
Za podatke, ki se pošiljajo v omenjenem računu, so naslednji:
- Datum.
- Imena.
- Poslovni razlogi prodajalca in kupca.
- Natančno poimenovanje in količina blaga.
- Cena na enoto in količina blaga.
- Oblika in pogoji plačila.
- Vrsta embalaže.
- Pogoji dostave blaga.
- Pooblaščeni podpis ni potreben.
- Navedene podatke lahko pošljete na trgovinski račun, ko kupec potrdi naročilo.
