Izraz Memorandum je latinskega izvora in v prevodu v španščino pomeni "nekaj, česar se je treba spomniti". Iz tega razloga uporaba koncepta sprejema več načinov uporabe. Zato lahko rečemo, da je memorandum v svojem osnovnem sprejemu, nekakšno poročilo, ki je naslovljeno na osebo ali skupino, v katerem je izraženo nekaj, kar je treba upoštevati pri dani zadevi. Po drugi strani pa jo je mogoče opredeliti tudi kot zvezek ali opombo, v katero so zapisane stvari, ki si jih mora človek zapomniti v prihodnosti. V memorandumu je mogoče določiti različne vrste informacij, na primer obveščanje o nekaterih informacijah v zadnjem trenutku, posebno zahtevo itd.
V diplomatskem svetu se memorandum nanaša na sporočilo, ki je manj poudarjeno od spomina in note, v katerem je povzeta vrsta dogodkov in razlogov, ki jih je treba upoštevati v zadevah večjega pomena. Diplomatskih memorandumov urednik praviloma ne podpiše. Treba je opozoriti, da RAE tudi jasno pojasnjuje, da se memorandum lahko nanaša na zapis, ki ga ročno pošlje osebi v istem podjetju ali organizaciji. Čeprav je pravilna beseda memorandum, danes ljudje pogosto nadomeščajo memorandum, izpeljanko iz množine prvotne besede.
Memorandum je sestavljen iz vrste nespremenljivih elementov, v katere je treba vstaviti zelo ustrezne podatke in jih je po njihovi zaslugi mogoče ločiti od drugih informativnih in komunikativnih besedil. Med temi elementi lahko omenimo najpomembnejše, kot so: spletno mesto, datum, na koga je naslovljeno, predmet, besedilo, slovo, podpis, kopija pošiljatelja in noga, če je potrebno.
Pomembno je omeniti, da memorandumi nimajo zaključnega odstavka, saj se informacije preprosto posredujejo in zaključijo s podpisom in žigom. Vendar pa je jezik za pisanje memorandum mora biti formalno, da se prenaša spoštovanje in prikliče pomembnost zadeve, ki se posredujejo in prenašajo.
