Etimologija besede Archive izhaja iz latinskega "Archivum", kar pomeni "prebivališče sodnikov". Danes je besedilna datoteka označena tako, da se nanaša na spletno mesto ali cilj, kjer se hranijo in hranijo dokumenti, ki bi jih lahko ustvarili ljudje ali ustanove, zato so datoteke lahko zasebne ali javne.
Temeljni namen vsakega arhiva je imeti možnost shranjevanja, naročanja in razvrščanja dokumentov, tako da jih je mogoče poiskati učinkovito in hitro, kadar jih je treba iskati.
V računalniškem svetu se izraz datoteka (ali datoteka iz angleškega jezika) običajno uporablja za nabor podatkov ali digitalnih informacij, ki temeljijo na "bitih ali binarnih informacijah", ki jih je mogoče shraniti za kasnejšo uporabo s pomočjo obstoječih aplikacij v računalniku ali kateri koli drugi tehnološki napravi. Računalniška datoteka je shranjena na trdem disku računalnika in je sestavljena iz imena in končnice mape, ki jo vsebuje (primer: ime datoteke.ext).
Upoštevajte, da se datoteke v računalnikih ne shranjujejo enako, besedilna datoteka se shrani drugače kot slika, video ali glasbena datoteka; Tudi prostor, ki ga zasedajo na trdem disku, ni enak, saj je njihova vsebina drugačna. Prednosti digitalnih datotek so, da jih je mogoče premikati, kopirati, brisati, spreminjati njihovo lokacijo itd. Iz naših računalnikov jih lahko na primer delijo tudi družabna omrežja in pošiljajo po e-pošti.
Vendar je treba upoštevati, da so arhivi del zgodovine človeštva, odkar je začelo beležiti svoje življenje, saj so bili najpomembnejši podatki ali dokumenti vedno shranjeni v fizičnih arhivih, saj ni bilo tehnologijo, ki jo imate danes. Ti dokumenti so bili shranjeni v velikih skladiščih, škatlah ali policah. Čeprav je ena največjih pomanjkljivosti ta, da je sčasoma poslabšanje papirja neizogibno in izgubijo vso svojo vsebino. Kljub temu ne moremo pozabiti, da obstaja veliko knjig in fizičnih dokumentov, ki imajo simbolično zgodovinsko vrednost, zato jih bomo vedno poskušali vzdrževati v najboljšem možnem stanju.
